Bueno y todo eso lo pongo aquí ?
No. Puedes pasarlo por privado a cualquiera de los colaboradores. O abrir un hilo específico en el que queden reflejados los datos y cualquiera pueda hacer las fichas en cuanto pueda, además de indicarte los datos que veamos que faltan. Las portadas sí las tendrías que mandar por email, aunque también se pueden poner en un mensaje del foro, pero me parece más cómodo el email. Como tú veas.
El hilo, si lo quieres hacer así, te lo puedo abrir yo, si me indicas la colección por la que quieres empezar, para facilitarte un poco las cosas.